בעולם החי משוב הוא מיידי, וספציפי להתנהגות מסויימת שכרגע התרחשה. תקשורת היא מיידית וישירה.  אם חבר שלי מתקרב לכיווני בזמן שאני אוכל – התגובה שלי תהיה מיידית ומאד ברורה, בין אם מדובר בהזמנה להצטרף, או באיום שמבהיר שכדאי כרגע לשמור מרחק. אם אתה מגרד לי ונעים לי, אני אגרד גם לך באותה הצורה. אם לא – זה עלול להסתיים בביס או בבעיטה.

אנחנו מכירים משובים בעיקר מהעולם העסקי, הצבאי, ולפעמים מהלימודים, והוא בד"כ לא מיידי להתנהגות, אלא מגיע קצת אחרי.

משוב בהגדרתו הוא תגובה מילולית או בלתי מילולית שניתנת לאדם על התנהגות, כשמטרתה לשפר.

חלקנו רק שומעים את המלה ומקבלים צמרמורת, רואים בו ניג'וס ו"יאללה שיהיה כבר ונגמור עם זה", וחלקנו רואים בו הזדמנות. הרגישים מבינינו, מוצאים בכל אינטראקציה סביבם משוב, בין אם מילולי או בלתי מילולי. חלק יקחו אותו קצת יותר "ללב" וירגישו את השפעתו על מצב הרוח שלהם, על רמת האנרגיה שלהם, ועל המוטיבציה שלהם להמשיך ולהתנהל באותו המקום ומול אותם האנשים. חלק ירשמו לעצמם נקודה להפקת לקחים / למידה / הסקת מסקנות, וימשיכו את יומם.

משוב הוא כלי. הוא מאפשר לאנשים לקבל פרספקטיבה של הסובבים אותם לתפקודם מולם. בין אם מדובר ביחסי עבודה, חברות, הורות, זוגיות, או מול בעלי מקצוע.

איך עושים את זה בצורה אפקטיבית ונעימה?

קודם כל – מדובר בשיתוף פעולה בין שני הצדדים – הנותן והמקבל. שניהם צריכים לדעת מראש שמגיע משוב. כשמדובר במשוב תקופתי בעבודה זה ברור ומובן. מחוץ לעבודה זה יכול להיתפס אחרת. לכן עדיף תמיד לשאול קודם אם הצד השני מוכן בכלל לקבל משוב. פשוט לשאול. וכל תשובה מקובלת. לא בכוח.

תשתדלו גם ליצור אווירה נעימה. לאו דווקא נרות ויין (למרות שזה יכול להיות נחמד), אבל כן משהו נינוח, נעים, שמאפשר לשבת, להסתכל אחד לשני בעיניים, ולקחת את הזמן. כשאתם באמצע פעילות / מוקפים באנשים / "על רגל אחת" מכל סיבה אחרת – רוב הסיכויים שהמטרה לא כ"כ תושג. קחו 7-10 דקות של שקט, תכינו קפה, שבו רגע, ותקשרו בנעימים.

מבנה המשוב:

מתחילים בנקודות לשימור, בחיובי. ואל תתקמצנו. מעבר לאמירות כלליות כגון: "אתה החבר הכי טוב שלי", "אתה עובד טוב" וכד'. רדו לרזולוציות ספציפיות יותר. "אני מעריכה את זה שפינית את היום שלך בשביל לעזור לי אתמול", "הסדר שעשית בחומרים למכרז קיצר לנו זמנים ועזר לנו להתאים אותו ללקוח בצורה אפקטיבית יותר", "ההסבר שנתת ללקוח היה מאד מקיף וברמה מקצועית מאד גבוהה", וכד'.

משם מגיעים לנקודות לשיפור, ה"שלילי". גם כאן אנחנו משתמשים באמירות יותר נקודתיות לאירוע ופחות כלליות. למשל: "יחד עם זאת, הרגשתי ש.. / האופן שבו פנית לגורמים המקצועיים האחרים היה.. / המונחים שבהם השתמשת..", וכד'. ניתן גם לתת משוב על התנהלות שחוזרת על עצמה לאחרונה. למשל: "יחד עם זאת, שמתי לב שלאחרונה..".

* עדיף להשתמש ב"יחד עם זאת" ולא ב"אבל" – למלה "אבל" יש משמעות שמבטלת את כל מה שהגיע לפניה, וזו לא הכוונה כאן.

ונסיים תמיד בנקודות נוספות לשימור – חיובי. כאן ניתן להשתמש גם באמירות כלליות (סה"כ אתה מאד יסודי, הרמה המקצועית שלך מאד גבוהה, השירות שאתה נותן מצוין, הפידבק שאנחנו מקבלים מהלקוחות הוא מאד טוב, וכד'), ועדיין עדיף לתת גם משוב נקודתי יותר ("הטלפון שעשית עזר לנו למצוא פתרון", "המיספור של הקבצים השונים נתן מענה מצוין להתמודדות עם כמות החומר למכרז", "השימוש שלך בשם הלקוח ותשומת הלב לפרטים, נתנו מענה שירותי מצוין",וכד').

שימו לב, משוב הוא לא משפט. אין פה העמדה לדין / שיפוט אופי, ואין מקום לאמירות כגון: "את כל הזמן..", "אתה אף פעם..". ההתייחסות היא להתנהגות ספציפית – ללא אמירות כלליות. הוא בא לשקף לצד השני איך ההתנהגות נראית מבחוץ – בעיני מישהו אחר.

משוב שאינו בנוי בצורה אפקטיבית עלול להוביל לויכוחים, התנגדויות, חוסר שיפור, ותחושה כללית לא נעימה. לכן חשוב להתכונן מראש למשוב – לדעת מה אני רוצה להגיד, מה הנקודות לשימור ולשיפור, ולעשות את זה בשיתוף פעולה עם הצד השני ובאוירה נעימה.

כמקבלי משוב, עלינו להבין שמדובר בשיקוף שמגיע מהצד השני, בין אם הוא מנהל שלי, חבר שלי, בן זוג, קולגה, או כל אדם אחר שבאתי איתו באינטראקציה. זיכרו שמטרת המשוב היא לשפר – הוא מגיע ממקומות חיוביים. לכן, חובתנו כמקבלי משוב היא להקשיב. בסופו של דבר, כמו בכל אינטראקציה אחרת בחיים, עומדת לרשותנו הבחירה מה אנחנו רוצים לעשות עם האינפורמציה, בין אם בחרנו לסנן אותה, או ללמוד  ממנה. ומי יודע, אולי אפילו יצא לכם מזה משהו טוב..